En Asturias, muchas asesorías comparten un reto común: gestionar grandes volúmenes de documentación, cumplir con plazos ajustados y, al mismo tiempo, ofrecer un servicio cercano y ágil a sus clientes. La digitalización ya no es una opción, sino una herramienta clave para adaptarse a este ritmo sin perder calidad en el trabajo.
Este es el caso de una asesoría asturiana que, tras contactar con la Oficina Acelera Pyme de FADE, logró introducir mejoras en su organización interna y dar un salto significativo en eficiencia mediante la automatización de tareas repetitivas.
El punto de partida: procesos muy manuales que consumían horas
Antes de iniciar los cambios, el equipo trabajaba como muchas otras pymes del sector: recopilando facturas en distintos formatos, introduciendo datos de forma manual y enviando recordatorios uno a uno para solicitar documentación.
A esto se añadía la presión de los cierres mensuales y trimestrales, que concentraban gran parte del trabajo en pocos días.
Esa manera de operar funcionaba, pero cada vez era más difícil mantener el ritmo sin que aumentara la carga de trabajo o el riesgo de errores.
El papel de la Oficina Acelera Pyme de FADE
Buscando una manera de organizarse mejor, la asesoría acudió a la Oficina Acelera Pyme de FADE. Allí recibió:
- Un análisis de sus procesos internos.
- Recomendaciones concretas sobre herramientas que encajaban con su actividad.
- Acompañamiento en la implantación para que los cambios fueran fluidos.
- Seguimiento posterior para resolver dudas y ajustar la solución.
Este apoyo permitió que la transformación fuese progresiva y se adaptara al ritmo de la propia empresa.
Las mejoras implantadas: digitalizar solo lo necesario
La asesoría no buscaba grandes cambios, sino simplificar su día a día. Con esa premisa, se centró en tres acciones concretas:
1. Digitalizar la entrada de documentación
Los clientes comenzaron a enviar sus facturas a través de una herramienta recomendada durante el proceso de asesoramiento. El sistema se ocupaba de extraer los datos, ordenarlos y avisar si faltaba algo.
Solo este paso ya alivió una parte importante del trabajo manual.
2. Automatizar las comunicaciones repetitivas
Se configuraron recordatorios automáticos para solicitar documentación o avisar de plazos. Esto permitió reducir la cantidad de correos manuales y mejorar la organización interna.
3. Conectar la herramienta con su software contable
La integración evitó tener que introducir la información dos veces y redujo errores. La transición fue sencilla y no obligó a cambiar su forma habitual de trabajar.
Resultados: más tiempo para lo importante
En pocos meses, el cambio se notó en la gestión diaria:
- El equipo ganó más de 30 horas semanales para tareas de valor.
- Se redujeron notablemente los errores derivados del trabajo manual.
- Los cierres fiscales fueron más ágiles y menos estresantes.
- Las respuestas al cliente fueron más rápidas y fluidas.
Gracias a estas mejoras, la asesoría pudo dedicar más tiempo a lo que sus clientes realmente valoran: orientación, acompañamiento y un servicio más cercano.
Conclusión
Este caso refleja cómo la digitalización puede convertirse en una aliada real para las pymes asturianas. No es necesario realizar grandes inversiones ni transformar por completo la empresa: a veces basta con identificar los procesos que consumen más tiempo y apoyarse en herramientas accesibles.
La Oficina Acelera Pyme de FADE continúa ayudando a empresas y autónomos del Principado a dar estos pasos, ofreciendo asesoramiento personalizado y acompañamiento en todas las fases del proceso.
